Tips & Tricks

Planning

  1. Begin tijdig met de organisatie! 
  2. Hou rekening met de schoolvakanties. Ook binnen TIF laten we ons soms nog eens vangen. 
  3. Raadpleeg de verschillende JCI-kalenders (TIF, Belgium, Vlaanderen, omliggende LOM's, ...) om gelijkaardige activiteiten of dubbele agenda's te vermijden.
  4. Denk na over het startuur (raakt iedereen (ook de trainer!) er op tijd, rekening houdende met files, ...?).
  5. Welke dag is het aantrekkelijst? Een maandagavond zodat iedereen fris zit na het weekend, een donderdagavond voor de bartime of toch maar een weekenddag?
  6. Respecteer de timing. Niemand houdt ervan om meer dan 15 min over tijd te gaan. Morgen = werkdag!

Locatie

  1. Zorg voor een locatie die vlot bereikbaar is met de wagen en indien mogelijk het openbaar vervoer. Dit veronderstelt ook voldoende en dichtbij gelegen parkeerplaatsen. 
  2. Hou rekening met het Belgische fileleed. Kies een locatie die geografisch buiten de klassieke filestromen ligt (bv niet centrum Brussel om 18u). 
  3. Stem vooraf af met de trainer(s). Welke infrastructuur is er allemaal nodig (tafels/stoelen, beamer/scherm, whiteboard, aparte ruimtes, ...) en is dit voorzien of zelf te regelen?
  4. Maak goede afspraken met de verhuurder/verantwoordelijke (vanaf wanneer toegankelijk? wanneer en hoe afsluiten? wat met het ev alarm? wie doet de opkuis? ...)
  5. Vaak wordt er iets te eten en drinken aangeboden. Is de locatie hierop voorzien (frigo's, afwasbak, koffiezet, ...) met bar- en/of keukeninfrastructuur?

Programma

  1. Kies je voor een gevarieerd aanbod of leg je net de focus op één thema doorheen het werkjaar?
  2. Denk vooraf na hoe je concreet meerwaarde zal creëren. Leg bv de nadruk op de praktische toepasbaarheid van onze TIF-trainingen; biedt een certificaat aan, koppel er een netwerkmoment aan, ...
  3. Geef je de voorkeur aan TIF-trainers, Fellows, externe trainers of een mix?

Trainers en materiaal

  1. Stem tijdig af met de trainer(s) en wees vlot bereikbaar! We kunnen dit helaas niet genoeg herhalen. Te bespreken: benodigde infrastructuur, startuur, kopiekosten, wie zorgt voor welk materiaal, ...
  2. Hou er rekening mee dat onze trainers graag een uurtje vooraf toegang hebben tot de zaal in kwestie, zodat ze alles rustig kunnen opstellen en zich voorbereiden. Maak duidelijke afspraken wie hen zal ontvangen, waar ze kunnen parkeren om vlot uit te laden, ...
  3. Trainers houden ervan om vooraf al iets naar de deelnemers door te sturen (bv vragenlijst of een artikel) om zo het leren te bevorderen. Zorg er dus voor dat je minstens de volledige naam en het e-mailadres van de deelnemers verzamelt en die tijdig aan de trainer(s) bezorgt. 

Prijszetting

  1. Hanteer je een aparte prijs voor niet-leden of geef je korting voor leden?
  2. Kies je voor een lagere prijs met de hoop op meer deelnemers of een hogere prijs om een grotere meerwaarde te kunnen creëren? 
  3. Reken je een all-in met eten en drank, of laat je de deelnemers hier apart voor betalen?
  4. Om een trouw deelnemerspubliek te creëren, kun je een korting geven indien er meerdere trainingen worden gevolgd gedurende het werkjaar. Het spreekt voor zich dat dit het best werkt wanneer het volledige programma aan het begin van het werkjaar bekend is.

Logistiek en catering

  1. Kies je voor het snelle broodje of een heuse warme maaltijd?
  2. Beter te veel dan te weinig!
  3. Zorg ervoor dat ook laatkomers nog iets kunnen eten en drinken. 
  4. Maak goede afspraken met externe leveranciers (wanneer wordt er geleverd? wie staat in voor de ontvangst? zijn contactgegevens uitgewisseld? wanneer wordt alles opgehaald? ...)
  5. Is een bar- en/of keukeninfrastructuur aanwezig en zo ja, is deze voldoende voor jullie plannen? 

Communicatie

  1. Maak een onderscheid tussen het ontvangstuur en het effectieve startuur. 
  2. Communiceer duidelijk hoeveel, wanneer en hoe er moet betaald worden (vooraf via storting, op avond zelf in cash, ...). 
  3. Voorzie een no show fee om niet-verwittigde of te late annulaties te vermijden of toch minstens gecompenseerd te zien.
  4. Maak de mensen warm met een catchy titel, een korte en boeiende inhoudsbeschrijving van de training en ev wat achtergrondinformatie over de trainer(s). Denk hierbij na over de "what's in it for me?". 
  5. Maak promo op alle mogelijke kanalen: klassieke pers, website, sociale media, flyers, mond-aan-mond, ... 
  6. Wees vlot bereikbaar voor mensen met vragen, problemen, ...
  7. Contacteer mensen die "geïnteresseerd" zijn via een Facebookevent persoonlijk en vraag wat hen over de streep kan trekken (bv inschrijving regelen voor hen, latere betaling, ...)
  8. Bel de voorzitters van de omliggende afdelingen op en nodig hen en hun afdeling persoonlijk uit. Vraag hen bijkomende reclame te maken binnen de afdeling.